Réglementation RGPD

RÉGLEMENTATION RGPD

Le RGPD, Règlement Général de la Protection des Données, concerne chacun d’entre nous. Dans le cadre d’une agence immobilière, cette législation est indispensable à la mise en œuvre.

Rappelons que l'objectif principal du règlement est de vous garantir le droit d'accès, de rectification et même de suppression de vos données personnelles.

Par sécurité, il s’agit de faire le ménage avec rigueur dans tous nos contacts afin de privilégier ceux toujours actifs et travailler avec de meilleures bases.

Voyons ensemble le détail de ce qui se passe.

STOCKAGE DE VOS DONNÉES DANS LE LOGICIEL

Les données que nous enregistrons dans le logiciel sont stockées auprès de Claranet à Paris (France). Notre prestataire assure des sauvegardes quotidiennes et glissantes sur une semaine. Plus d'informations sur le site https://www.claranet.fr.

Pour les photos nous assurons un stockage supplémentaire auprès de Amazon S3 à Dublin (Irlande). Ce centre nous permet de distribuer des photos en haute définition proche de vos clients finaux afin d'assurer un affichage plus rapide. Plus d'informations sur https://aws.amazon.com/.

DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES

Pour le moment d'après les préconisations de la CNIL (pour la France) nous estimons que les données relatives aux prospects inactifs ne peuvent pas rester plus de 36 mois dans les différentes bases de données. Les informations personnelles relatives aux contrats (mandats, contrats de vente ...) ne peuvent pas rester plus de 10 ans.

Par sécurité dans le logiciel nous définissons la période de détention d'un prospect non actif de 30 mois, ensuite nous déplaçons les contacts dans une base "en attente de suppression" où ils restent 2 mois avant suppression définitive des données.

LOGICIELS

Bien souvent les logiciels professionnels immobiliers ont déjà développé des outils dédiés au RGPD. Sur notre logiciel, nous avons mis en place quelques actions assez simples :

Les contacts privés qui n'ont pas eu de relation commerciale depuis longtemps, sans nouvelle action de notre part, seront automatiquement supprimés dans quelques semaines.
Nous procédons à un nettoyage régulier et automatique des prospects trop anciens.
Un e-mail automatique ou HTML à destination d'un contact affiche désormais un message qui permet au contact de faire évoluer son abonnement et ses critères de recherche.
Depuis le début notre logiciel est en SSL / HTTPS pour sécuriser la connexion.
Votre mot de passe de connexion est crypté.
Notre opérateur Claranet expert dans le domaine de l'infogérance s'occupe des sauvegardes et assure la sécurité de notre infrastructure.

La durée de détention de certaines informations dépend du type de traitement des données et de contact. Par exemple la rubrique Contrat du logiciel n'est pas soumise aux mêmes règles et nous pouvons garder les données sur une période beaucoup plus longue.

POLITIQUE DE SUPPRESSION DES CONTACTS

L'évaluation de suppression des contacts est basée sur la date de création et de dernière action, l'établissement d'un contrat, et de nombreux autres paramètres.

Une fois le délai dépassé le logiciel supprimera définitivement et automatiquement ces contacts ainsi que les données associées et aucune récupération ne sera possible.

SITE INTERNET DE L'AGENCE

C'est un élément clef des données sensibles à nettoyer. Bien souvent nous recevons des données de particuliers souhaitant avoir plus d'informations, nous y répondons ensuite par téléphone, e-mail ou depuis votre logiciel. Ces données n'ont donc plus aucun intérêt à rester dans la base de données de notre site internet.

Pour notre site, nous avons décidé de supprimer toutes ces données supérieures à 24 mois.
De même nous avons programmé les outils de statistiques (ex. Google Analytics) afin de ne pas garder les données plus de 24 mois.
Nous avons précisé le périmètre d'utilisation des données dans de nouvelles mentions légales.